Código: PRO-MAA-2
Objetivo
Definir y comunicar los lineamientos y reglas de negocio correspondientes a la administración del sistema académico utilizado en cada institución.
Alcance
Incluye las actividades relacionadas al establecimiento de los lineamientos académico-administrativos del sistema académico utilizado en cada institución.
Responsabilidades
Gerente Planeación y Procesos Tecnológicos:
- Definir las políticas de gestión y reglas de negocio para el manejo del sistema académico respectivo.
Dirección TIC Nacer:
- Revisar y aprobar las políticas de gestión y reglas de negocio del sistema académico respectivo.
Políticas
- Estatutos Generales.
- Reglamentos Académicos.
- Reglamentos de Estudiantes.
Procesos asociados
- Elaboración y actualización de documentos normativos, respecto al uso de las tecnologías.
Paso a paso
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No. |
¿Quién? |
¿Cómo? |
| 1 | Gerente Planeación y Procesos Tecnológicos | Revisa los lineamientos de gestión actuales relacionados al sistema académico. |
Regla de negocio
Si hay necesidad de cambios o ajustes, deberán ser reportados antes de implementarse.
Regla de negocio
Se debe realizar una revisión de las políticas de gestión y reglas de negocio del sistema académico al menos una vez al año.
| 2 | Establece las nuevas políticas relacionadas a la gestión del sistema académico o valora el ajuste de alguna política ya existente, pero que requiere ser actualizada por cambios en la operación de la institución. |
| 3 | Remite las políticas nuevas o actualizadas a Dirección TIC Nacer para su visto bueno. |
| 4 | Dirección TIC Nacer | Revisa y modifica las políticas, en caso que aplique. |
| 5 | Aprueba las políticas correspondientes a la gestión del sistema académico. |
| 6 | Gerente Planeación y Procesos Tecnológicos | Comunica a las partes interesadas las políticas de gestión nuevas o actualizadas del sistema académico. |
Advertencia
Los medios de divulgación podrán ser: Correo electrónico institucional, Moodle, sitio web institucional, intranet o redes sociales, según corresponda. En casos que aplique, podrá realizarse a través de documentos impresos.
Regla de negocio
Para su correcta aplicación, el documento deberá ser divulgado al personal correspondiente, según cargos, funciones, roles, e información que contenga dicho documento; y deberá ser transmitido de capa a capa (por las personas designadas), en caso que aplique.
| 7 | Incluye las políticas nuevas o actualizadas, en el sitio interno de la universidad. |
Regla de negocio
Si hay algún cambio sustancial en un procedimiento, deberá ser actualizado paralelamente en el sitio interno de la universidad.
| 8 | Da seguimiento al cumplimiento de las políticas de gestión del sistema académico. |
Buena práctica
El seguimiento estricto puede realizarse a través de las unidades bajo su cargo.
Resumen
- Revisar los lineamientos vigentes de gestión del sistema académico.
- Establecer las nuevas políticas del sistema académico o actualizar las vigentes por cambios en la operación de la institución.
- Remitir las políticas para visto bueno.
- Revisar y modificar las políticas.
- Aprobar las políticas de gestión del sistema académico.
- Comunicar las políticas de gestión, nuevas o actualizadas, del sistema académico.
- Incluir las políticas nuevas o actualizadas en el sitio interno de la universidad.
- Dar seguimiento al cumplimiento de las políticas.