Código: PRO-MAA-6
Objetivo
Crear, configurar y administrar los usuarios de los distintos sistemas.
Alcance
Incluye las actividades correspondientes a la configuración de usuarios en los distintos sistemas utilizados por la institución.
Responsabilidades
Administrador de Google Workplace:
- Crear las nuevas cuentas de correo institucional, según solicitud recibida.
Coordinador de Sistemas Sustantivos, Infraestructura y Seguridad:
- Dar de alta a los usuarios en el escritorio remoto.
- Crear y configurar los usuarios y roles de los demás sistemas implementados en la institución, y remitir las credenciales.
Coordinador de Sistemas Sustantivos PowerCampus:
- Agregar el rol de usuario de Jefe de Departamento, en caso que aplique.
Administrador de Base de Datos y Coordinador Sistemas Sustantivos, Infraestructura y Seguridad:
- Enviar credenciales al usuario para su ingreso al Autoservicio.
Gerente de Planeación y Procesos Tecnológicos:
- Configurar los usuarios de los Jefes de Departamento y enviar las credenciales.
Indicadores
- Cantidad de cuentas de correo electrónico institucional creadas, activas e inactivas.
- Cantidad de cuentas creadas en PowerCampus, Autoservicio y BackOffice.
Reportes
- Credenciales enviadas a alumnos.
- Credenciales enviadas a docentes.
Procesos asociados
- Gestión de soporte técnico (capa 2).
- Admisión.
- Gestión de contratación docente.
- Gestión de soporte técnico (capa 3).
Adjuntos
- Alta de usuarios (ABC).
Paso a paso
|
No. |
¿Quién? |
¿Cómo? |
| 1 | ¿Sistema? Google Workplace, continúa paso No. 2 Autoservicio y BackOffice del sistema académico, continúa paso No. 5 |
Regla de negocio
Solamente tendrán acceso a los sistemas sustantivos (CRM, PowerCampus, GP, ReQlogic, etc.) los roles de comercial, académicos y administrativos correspondientes a su nivel operativo. Mientras que los docentes y estudiantes solamente podrán acceder al Autoservicio y a Moodle.
| 2 | Administrador de Google Workplace | Recibe un correo electrónico automático del sistema académico solicitando la creación de cuentas de correo institucional para alumnos de nuevo ingreso. |
| 3 | Copia el archivo creado por el desarrollo ubicado en la carpeta correspondiente en el servidor del sistema académico. |
| 4 | Crea en la plataforma de Google los correos solicitados y pega el mismo archivo en la carpeta correspondiente, agregando los datos del correo institucional creado. FIN DEL PROCEDIMIENTO |
Advertencia
Esta información se insertará automáticamente en el campo de correo electrónico de PowerCampus. Las credenciales de acceso del nuevo correo institucional, se enviarán al correo personal del nuevo estudiante, que se registró desde el CRM.
| 5 | Coordinador de Sistemas Sustantivos, Infraestructura y Seguridad | Recibe solicitud de la universidad o campus/plantel para configuración de usuarios, adjuntando el formulario correspondiente. Se considera la inclusión a grupos de usuarios (admisión, inscripción y planes académicos). |
| 6 | Da de alta a los usuarios correspondientes en el escritorio remoto. |
| 7 | Notifica al personal de la Gerencia de Planeación y Procesos Tecnológicos que hay una solicitud de alta de usuario. |
| 8 | Coordinador de Sistemas Sustantivos PowerCampus | En caso que el usuario corresponda a un Jefe de Departamento, agrega el rol de usuario de Jefe de Departamento en el BackOffice. |
| 9 | Administrador de Base de Datos y Coord. de Sistemas Sustantivos Infraestructura y Seguridad | A través de la herramienta “ADWatcher” del sistema académico realiza envío de credenciales para que el usuario (docentes, estudiantes y Jefes de Departamento) pueda acceder al Autoservicio. |
Regla de negocio
Para generar credenciales del Autoservicio del sistema académico y enviarlas al correo institucional se deberán cumplir los siguientes criterios:
● El correo institucional del estudiante o docente ya debe estar creado, activo, vigente, registrado y marcado como principal en el sistema académico.
● El estudiante debe tener estatus de inscrito, contar con el pago de admisión de acuerdo a lo establecido por cada institución, estar en el año/periodo/sesión correctos, estar inscrito en un plan académico, y tener al menos una materia inscrita en el periodo en el cual se le admitirá.
● No haber tenido credenciales previamente.
Advertencia
La contraseña no deberá transferirse ni compartirse con nadie.
Regla de negocio
En el caso de la configuración de usuarios de docentes y estudiantes, se podrán realizar desde la Dirección de TI de la universidad (segunda capa).
| 10 | Gerente de Planeación y Procesos Tecnológicos | En el caso de Jefes de Departamento, recibe las credenciales del Autoservicio y procede a configurar el usuario. |
| 11 | Anexa los departamentos del cual será jefe, agrega las plantillas y le cambia la contraseña a una genérica. |
| 12 | Envía credenciales al Jefe de Departamento, a través de un correo de “no responder”, “para” o “de” cada institución. |
Regla de negocio
Podrán tener rol de Jefe de Departamento para ingresar al Autoservicio: Coordinaciones de Servicios Docentes, Mentores, Subdirectores o Directores.
| 13 | Coordinador de Sistemas Sustantivos, Infraestructura y Seguridad | Crea usuarios y configura roles de acuerdo al cargo, funciones y responsabilidades. |
Regla de negocio
Los grupos de usuarios deberán crearse y editarse según la organización de cada campus/plantel.
Regla de negocio
Solamente un usuario maestro definido podrá:
● Otorgar privilegios de Opción y de Pestañas en el sistema académico.
● Agregar, inactivar, o editar usuarios y grupos.
● Definir el acceso a Acciones Programadas y Notas de Oficinas.
● Configurar los filtros de periodo, financieros y dar mantenimiento a roles, permisos y usuarios en el Autoservicio.
Regla de negocio
Los usuarios podrán ejecutar funciones en el sistema de acuerdo a sus responsabilidades laborales.
| 14 | Remite credenciales a los nuevos usuarios. |
Resumen
- Creación de correo electrónico institucional
- Recibir solicitud de creación de cuentas de correo institucional para alumnos de nuevo ingreso.
- Copiar el archivo creado en la carpeta correspondiente en el servidor del sistema académico.
- Crear en la plataforma de Google los correos solicitados.
- Configuración de usuarios para Autoservicio y BackOffice del sistema académico
- Recibir solicitud para configuración de usuarios.
- Dar de alta a los usuarios correspondientes en el escritorio remoto.
- Notificar al personal respectivo que hay una solicitud de alta de usuario.
- En caso que el usuario corresponda a un Jefe de Departamento, agrega el rol de usuario en el BackOffice.
- Remitir credenciales a los nuevos usuarios, a través del ADWatcher.
- En el caso de Jefes de Departamento, recibir las credenciales del Autoservicio y configurar el usuario.
- Anexar los departamentos del cual será jefe, agregar las plantillas y cambiar la contraseña.
- Enviar credenciales al Jefe de Departamento.
- Crear usuarios y configurar roles de acuerdo al cargo, funciones y responsabilidades.
- Remitir credenciales a los nuevos usuarios.