Código: PRO-MAA-23
Objetivo
Registrar todos los cargos y abonos al estado de cuenta de los estudiantes, previo al inicio del periodo académico.
Alcance
Incluye las actividades correspondientes al cambio de grado académico de los estudiantes en cada periodo académico.
Responsabilidades
Mentores/Coordinaciones de Servicios Docentes y de Control Escolar:
- Elaborar archivo de compactación y validar horarios a formar, grupos, rutas especiales, entre otros.
- Remitir archivo de compactación a la instancia correspondiente.
Coordinación de Servicios Escolares:
- Inscribir asignaturas y notificar a la instancia correspondiente que pueden proceder con la estimación.
Reportes
- Sábana paso de grado.
Procesos asociados
- Elaboración y actualización de catálogos del sistema académico.
- Preparación de nuevo periodo académico.
- Programación académica.
- Inscripción de cursos.
- Gestión financiera (capa 3).
Paso a paso
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No. |
¿Quién? |
¿Cómo? |
| 1 | Mentores/Coordinaciones de Servicios Docentes y de Control Escolar | En conjunto revisan el detalle de las secciones creadas y completan un archivo de compactación. |
| 2 | Validan los horarios a formar, los grupos con pocos estudiantes, rutas especiales, generaciones, entre otros. |
| 3 | Remiten el archivo de compactación a la Coordinación de Servicios Escolares. |
Regla de negocio
La Dirección Académica (capa 2) elaborará un calendario en el cual marcará los plazos para realizar el paso de grado y la inscripción de asignaturas. Dichas actividades deberán realizarse mínimo 4 semanas previo al inicio del siguiente periodo académico.
| 4 | Coordinación de Servicios Escolares | Una vez que ya están las secciones configuradas, inscriben las asignaturas a los estudiantes. |
Advertencia
Al momento de la inscripción de asignaturas se realiza de forma automática el pase de grado. Este procedimiento se realiza posterior a la programación académica y es necesario para su ejecución.
| 5 | Informa a la Coordinación Administrativa que los estudiantes ya están inscritos para que procedan con la estimación. |
Resumen
- Revisar el detalle de las secciones creadas y completar un archivo de compactación.
- Validar los horarios a formar, los grupos con pocos estudiantes, rutas especiales, generaciones, entre otros.
- Remitir el archivo de compactación a las instancias respectivas.
- Inscribir las asignaturas a los estudiantes.
- Informar que los estudiantes ya están inscritos.