Inscripción de cursos.

Código: PRO-MAA-24

Objetivo
Inscribir en el sistema académico las asignaturas correspondientes a los estudiantes de acuerdo a su trayectoria académica.

Alcance
Incluye las actividades correspondientes a la inscripción de asignaturas en el sistema académico.

Responsabilidades

Coordinación de Control Escolar:

Verificar estudiantes admitidos, secciones creadas y periodos filtros de inscripción habilitados en BackOffice.
Ejecutar listas de suspensión por falta de documentación.
Realizar reportes de inscripción.

Mentores/Coordinación de Servicios Docentes:

Ejecutar listas de suspensión disciplinarios.
Realizar la inscripción de asignaturas a los estudiantes y la asignación de actividades evaluativas.
Dar de baja asignaturas y realizar cierre o nivelación de grupos y cambios de docentes.
Dar asesorías a grupos.

Coordinación Administrativa:

Ejecutar listas de suspensión financiera.
Realizar estimaciones individuales, en los casos que aplique.

Políticas

Reglamento Académico.
Reglamento de pagos.

Reportes

Lista de alumnos.
Datos del alumno.
Reporte de reinscritos.

Procesos asociados

Elaboración y actualización de catálogos del sistema académico.
Creación y configuración de planes académicos en el sistema académico.
Preparación de nuevo periodo académico.
Creación y configuración de plantillas de evaluación en el portal de Autoservicio del sistema académico.
Programación académica.
Cambio de grado académico (paso de grado).
Gestión de contratación docente.
Gestión financiera (capa 3).
Registro de falta disciplinaria.
Registro de falta académico – administrativa.
Registro de falta financiera.
Registro o modificaciones a calificaciones.
Gestión de baja de estudiantes por otros motivos.

Paso a paso

No.

¿Quién?

¿Cómo?

Coordinación de Control Escolar

Verifica en el sistema académico los estudiantes admitidos por carrera a través de la sábana de paso de grado.

Verifica los códigos de secciones creadas por carrera según la nomenclatura oficial.

Verifica que los períodos de inscripción en BackOffice y los filtros de periodo estén habilitados.

Ejecuta listas de suspensión por falta de documentación según Reglamento Académico.

Regla de negocio La Coordinación de Control Escolar debe revisar la situación oficial del estudiante, verificando si reprobó asignaturas, si va a recursar o aplicar examen extraordinario y si aprobó los prerrequisitos.

Coordinación Administrativa

Ejecuta listas de suspensión por motivos financieros.

Regla de negocio Previamente a la inscripción o registro de asignaturas, los Cajeros/Coordinación Administrativa deben suspender a los estudiantes que no hayan cumplido con los requisitos académicos y pagado sus adeudos.

Mentores/Coordinación de Servicios Docentes

Ejecuta listas de suspensión por motivos disciplinarios.

Inscribe asignaturas en bloque o por persona en BackOffice, según aplique.

Regla de negocio ●En caso que se haya cometido un error en la inscripción de asignaturas de algún estudiante, se deberá dar de baja seleccionando el motivo de baja correspondiente. ●Nunca se debe eliminar del Historial Académico un registro de inscripción.

Buena práctica Se recomienda validar la inscripción de asignaturas realizadas, a través del reporte “Sábana de paso de grado”.

Realiza la asignación de actividades evaluativas.

Estudiante

Desde el Autoservicio, revisa su horario de clases y el saldo a pagar. En caso que aplique, solicita baja de asignaturas.

Advertencia La baja de asignaturas aplica únicamente cuando el estudiante no puede pagar todas las materias inscritas. En ese caso, el Mentor/Coordinador de Servicios Docentes decidirá a qué asignatura dar de baja.

Regla de negocio ● La baja de asignaturas solamente se podrá realizar durante el periodo de inscripciones y hasta 1 semana después del inicio del periodo académico. Posteriormente, ya no se podrán dar de baja las asignaturas inscritas. ●Los casos especiales tendrán que ser valorados y validados por la Dirección Académica de cada institución y solamente podrán aplicarse con el visto bueno respectivo y hasta por 2 eventos a lo largo de su trayectoria académica.

Mentores/Coordinación de Servicios Docentes

Da de baja asignaturas a estudiantes que no cumplieron con los requisitos académicos y financieros.

Realiza cierre o nivelación de grupos.

Regla de negocio Durante la primera semana del periodo académico se realizarán los ajustes en secciones, horarios y estimaciones, según corresponda.

Coordinación Administrativa

Realiza estimaciones de manera individual de estudiantes no considerados cuando ya se ha realizado la estimación global.

Regla de negocio La estimación global es ejecutada por la Dirección TIC o por la instancia designada por la institución (capa 2). Casos particulares podrán ser revisados y ajustados por la Coordinación Administrativa de cada campus/plantel.

Mentores/Coordinación de Servicios Docentes

Realiza cambio de docentes en grupos, en caso que aplique.

Da asesoría de grupos.

Coordinación de Control Escolar

Realiza reportes oficiales de inscripción.

Regla de negocio La Coordinación de Control Escolar deberá revisar que la asignación de planes sea la correcta para cada estudiante.

Resumen

1. Verificar los estudiantes admitidos por carrera.
2. Validar los códigos de secciones creadas.
3. Verificar los periodos de inscripción y los filtros de periodo.
4. Ejecutar listas de suspensión por falta de documentación.
5. Ejecutar listas de suspensión por motivos disciplinarios.
6. Ejecutar listas de suspensión por motivos financieros.
7. Inscribir asignaturas en bloque o por persona.
8. Asignar actividades evaluativas.
9. Revisar horarios de clases y saldo. Si aplica, solicitar baja de asignaturas.
10. Dar de baja a asignaturas.
11. Realizar cierre y nivelación de grupos.
12. Realizar estimaciones de manera individual de estudiantes, en los casos que aplique.
13. Realizar cambio de docentes.
14. Asesorar a grupos.
15. Realizar reportes oficiales de inscripción.

Campus

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