Código: PRO-MAA-26
Objetivo
Realizar en el sistema académico los ajustes correspondientes a aspectos financieros.
Alcance
Incluye las actividades correspondientes a la gestión financiera realizada desde la capa 3.
Responsabilidades
Coordinación Administrativa:
- Validar los periodos y nivel de cobro.
- Solicitar autorización y realizar los ajustes correspondientes a becas.
- Realizar estimaciones de manera individual, en caso que aplique.
- Validar que no existan registros duplicados y monitorear casos especiales de estudiantes que cursan dos planes académicos de manera simultánea.
- Revisar y actualizar en caso de ser requerido, el estatus financiero de los estudiantes y administrar la cartera vencida.
- Generar las referencias de pago de los estudiantes que requieran apoyo.
Dirección de Campus/Plantel:
- Gestionar la revisión de estatus financiero de los estudiantes.
- Dar seguimiento y generar estrategias de recuperación para minimizar la cartera vencida.
Personal designado en cada institución:
- Anular transacciones y enviar información correspondiente al Libro Mayor.
Reportes
- Estado de cuenta por alumno.
- Sábana de paso de grado.
- Referencias de pago por alumno.
- Cartera vencida.
- Ingreso diario.
- Ingresos con desglose de cargo.
- Tablas cargo y abono.
- Programación de pagos.
- Log valida/Log procesa.
Procesos asociados
- Elaboración y actualización de catálogos del sistema académico.
- Preparación de nuevo periodo académico.
- Gestión financiera (capa 2).
- Generación de facturas electrónicas.
- Anulación y reversas de pagos.
- Cambio de grado académico (paso de grado).
- Inscripción de cursos.
- Gestión de baja a solicitud del estudiante.
- Gestión de baja de estudiantes por otros motivos.
Paso a paso
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No. |
¿Quién? |
¿Cómo? |
| 1 | Coordinación Administrativa | Verifica que los periodos de cobro y nivel de cobro estén habilitados y correctos. En caso contrario solicita la habilitación mediante un caso de soporte a la capa 2. |
| 2 | Realiza la creación, copia o revisión de las convocatorias de becas en el módulo Cobro del sistema académico – Convocatoria de Beca. |
Regla de negocio
En el caso de los descuentos de inscripción que se gestionan directamente por la Coordinación Comercial, se deberán registrar directamente en el estado de cuenta de los estudiantes.
| 3 | Solicita autorización de las becas a la Dirección Financiera de la universidad. |
| 4 | Aplica las becas a los estudiantes que cuenten con la autorización correspondiente de la Dirección de Administración y Finanzas. |
Regla de negocio
Las becas y descuentos se deberán aplicar según el tipo y acuerdo de beca o descuento y las políticas institucionales.
| 5 | Realiza estimaciones de manera individual de estudiantes no considerados cuando ya se ha realizado la estimación global. |
| 6 | Valida que no existan registros duplicados para no duplicar las estimaciones. |
| 7 | Da seguimiento puntual a casos especiales de estudiantes que cursan dos planes académicos de manera simultánea relativo a sus estimaciones y pagos. |
| 8 | Crea lotes para sus cajeros, quienes reciben pagos en la aplicación de Pagos por Pinpads. |
| 9 | Dirección de Campus/Plantel | Solicita revisión de los estados de cuenta de los estudiantes del campus/plantel. |
| 10 | Genera estrategias de recuperación para minimizar la cartera vencida y las comunica a la Coordinación Administrativa. |
| 11 | Coordinación Administrativa | Realiza la revisión de los estados de cuenta, descargando el reporte correspondiente desde el sistema académico. |
| 12 | Actualiza, en caso de ser requerido, el estatus financiero de los estudiantes. |
| 13 | Administra la cartera vencida del campus/plantel y registra la suspensión a los estudiantes morosos. |
Regla de negocio
Se establecerá un recargo por saldo vencido, independientemente del monto adeudado.
| 14 | En caso de requerir apoyo por parte de los estudiantes, genera sus referencias de pago desde BackOffice. |
Advertencia
Solamente en los casos que el (los) estudiante (s) no puedan generarlo y descargarlo desde el portal web.
| 15 | Personal designado en cada institución | Realiza los cortes diarios de caja, anula transacciones correspondientes y realiza envío de pagos y cuentas por cobrar a través de la opción Envío al Libro Mayor del Módulo de Recibos de Caja. |
Regla de negocio
La distribución y aplicación de los pagos deberá realizarse según las políticas de cobro de la institución.
Regla de negocio
Diariamente se deberán contabilizar las transacciones financieras para realizar los análisis financieros correspondientes.
Resumen
- Validar los periodos y nivel de cobro.
- Crear, copiar o revisar las convocatorias de becas.
- Gestionar autorización de las becas.
- Aplicar becas.
- Realizar estimaciones de manera individual en los casos que aplique.
- Validar que no existan registros duplicados.
- Dar seguimiento a casos de estudiantes que cursan dos planes académicos de manera simultánea.
- Crear lotes para aplicación de pagos.
- Solicitar revisión de estados de cuenta.
- Generar y comunicar las estrategias de recuperación para minimizar la cartera vencida.
- Revisar estados de cuenta de los estudiantes.
- Actualizar el estatus financiero de los estudiantes, si aplica.
- Administrar la cartera vencida y registrar la suspensión.
- Generar referencias de pago de los estudiantes que requieran apoyo.
- Anular transacciones y realizar envío de pagos y cuentas por cobrar al Libro Mayor.