Código: PRO-MAA-21
Objetivo
Realizar la admisión mediante el registro y validación de la información correspondiente en el sistema académico de los estudiantes inscritos.
Alcance
Incluye las actividades correspondientes a la admisión de estudiantes, tanto en el sistema académico como en aspectos administrativos.
Responsabilidades
Asesor Comercial/Educativo:
- Dar seguimiento a las oportunidades hasta convertirlas en estudiantes inscritos.
- Completar el proceso de admisión en el sistema académico.
- Dar seguimiento al pago de inscripción o admisión indicado por cada institución.
- Remitir los documentos del estudiante a la instancia correspondiente.
Coordinación de Control Escolar/Servicios Escolares:
- Verificar que los datos de registro académico oficial corresponden a los registrados y autorizados por la autoridad oficial.
- Dar seguimiento a la entrega de la documentación oficial requerida.
- Administrar y resguardar el expediente y la información académica de los estudiantes.
Soporte:
- Realizar la creación correcta y en tiempo del correo electrónico institucional y verificar el envío de credenciales para el acceso a Autoservicio y a la Plataforma de Aprendizaje (Moodle) de estudiantes y docentes.
Indicadores
- Cantidad de estudiantes admitidos vs cantidad aspirantes.
- Cantidad de estudiantes admitidos vs estudiantes con materias inscritas.
- Cantidad de estudiantes vs pagos de admisión en cada periodo académico.
Reportes
- Datos de alumno.
- Sábana de paso de grado.
- Reporte de inspección y vigilancia.
- Listas de estudiantes.
Procesos asociados
- Alta o baja de usuarios.
- Gestión de la prospección y captación de clientes potenciales (leads) y aspirantes (capa 2).
- Prospección y captación de clientes potenciales (leads) y conversión a aspirantes y solicitantes (capa 3).
Paso a paso
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No. |
¿Quién? |
¿Cómo? |
| 1 | Asesor Comercial/Educativo | Actualiza de forma manual pagos en CRM y registra la inscripción como lograda. Finaliza el proceso de admisión en el sistema académico. |
Regla de negocio
Apenas se realiza la actualización de pago, el preinscrito es enviado al sistema académico, cambiando el estatus a inscrito.
Regla de negocio
La aplicación de pagos en el sistema académico es realizada por la Dirección TIC de la segunda capa.
| 2 | Completa el proceso de admisión en el sistema académico, registrando: Programa, grado, curriculum, año y periodo del plan académico, entre otros. |
Regla de negocio
En el sistema académico, quedará registrada su admisión en la opción aspirantes - solicitud de admisión.
Advertencia
Los registros en el sistema académico deberán usar mayúsculas y minúsculas según corresponda, además deben acentuarse correctamente.
Regla de negocio
Son datos requeridos: Primer nombre, primer apellido, dirección, teléfono y correo electrónico. Asimismo, cada estudiante admitido deberá tener registrada la campaña o fuente por la que entró a la universidad.
Buena práctica
Se sugiere realizar validación rutinaria de la información de inscritos con ID en PowerCampus contra los registros físicos y los registros en CRM.
| 3 | Da seguimiento al pago de inscripción o admisión indicado por cada institución. |
| 4 | Realiza el traslado de documentos a Coordinación de Servicios Escolares, para el seguimiento a documentos pendientes y a equivalencias. |
| 5 | Coordinación de Control Escolar/Servicios Escolares | Verifica que los datos de registro académico oficial en los Planes Académicos registrados a cada estudiante de primer ingreso o nuevo ingreso, corresponden a los registrados y autorizados por la autoridad oficial. |
Advertencia
Hasta que el inscrito haya realizado los pagos correspondientes y entregado los documentos requeridos, el estatus de Admisión pasa a “Aceptada” y se convierte en estudiante.
Regla de negocio
Se deberán registrar los documentos requisitos de admisión a todo estudiante que ingrese a la universidad.
| 6 | Realiza la creación de correo electrónico institucional y envío de credenciales en el sistema académico. |
Regla de negocio
Para generar automáticamente credenciales del Autoservicio del sistema académico y enviarlas al correo institucional se deberán cumplir los siguientes criterios:
● El correo institucional del estudiante o docente ya debe estar creado, activo, vigente, registrado y marcado como principal en el sistema académico.
● El estudiante debe tener estatus de inscrito, contar con el pago de admisión de acuerdo a lo establecido por cada institución, estar en el año/periodo/sesión correctos, estar inscrito en un plan académico, y tener al menos una materia inscrita en el periodo en el cual se le admitirá.
●No haber tenido credenciales previamente.
Regla de negocio
Una vez reciba sus credenciales, el estudiante deberá acceder al Autoservicio del sistema académico y revisar sus horarios, plan académico, docentes, aulas, estimación de pagos (cotización) y estado de cuenta.
| 7 | Coordinación de Control Escolar/Servicios Escolares | Da seguimiento a la entrega de la documentación oficial requerida para la admisión, registro e incorporación de los estudiantes en la autoridad oficial correspondiente. |
| 8 | Abre expedientes y controla el seguimiento académico de los estudiantes. |
| 9 | Supervisa, asegura y resguarda la información académica y oficial de los estudiantes. |
Resumen
1. Actualizar pagos en CRM y registrar la inscripción como lograda.
2. Completar el proceso de admisión en el sistema académico.
3. Monitorear la realización del pago de inscripción o admisión.
4. Entregar documentos a la Coordinación de Servicios Escolares o Control Escolar.
5. Validar que los datos de registro académico oficial corresponden a los registrados y autorizados por la autoridad oficial.
6. Crear el correo institucional y enviar credenciales.
7. Dar seguimiento a la entrega de la documentación oficial requerida.
8. Abrir expedientes y controlar el seguimiento académico.
9. Supervisar y resguardar la información académica y oficial.