Código: PRO-MAA-34
Objetivo
Registrar en el sistema académico la baja de estudiantes por motivos académicos, disciplinarios, administrativos o financieros.
Alcance
Incluye las actividades correspondientes a la baja de estudiantes por distintos motivos.
Responsabilidades
Coordinación de Control Escolar:
- Aplicar la baja de estudiantes en el sistema académico según los lineamientos establecidos.
Procesos asociados
- Gestión financiera (capa 2).
- Inscripción de cursos.
- Gestión financiera (capa 3).
- Registro de falta disciplinaria.
- Registro de falta académico – administrativa.
- Registro de falta financiera.
Paso a paso
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No. |
¿Quién? |
¿Cómo? |
| 1 | Coordinación de Control Escolar | Valida periodo en el que aplicará la baja de estudiantes. |
Regla de negocio
Según el reglamento se pueden aplicar:
● Baja por documentos: Cuando se vence el plazo estipulado y el estudiante no ha entregado los documentos correspondientes.
● Baja disciplinar: Por expulsión o faltas disciplinarias.
● Baja financiera: Cuando el estudiante se excede un período de pago o parcialidad.
● Baja administrativa: Si el estudiante no tiene registros de calificaciones parciales (deserción) y además tiene parcialidades retrasadas.
Regla de negocio
En estos casos no se requiere la solicitud expresa del estudiante para que se registre y proceda, ya que su finalidad es no incrementar ni la cartera vencida, ni el monto del adeudo, ni mantener estudiantes que no han entregado su documentación en tiempo y forma o que su comportamiento ha incurrido en faltas graves a uno o varios integrantes de la comunidad educativa de cada institución.
| 2 | Revisa el avance del estudiante durante el periodo académico vigente en Autoservicio (calificaciones parciales) y en la Plataforma de Aprendizaje Moodle. |
Regla de negocio
● Los docentes deben reportar cuando no hay registro de accesos de un estudiante en un periodo de 3 semanas atrás, evidencia de realización de las actividades asignadas a dicho periodo, calificaciones parciales, etc.
● Los Jefes de Departamento deben verificar dichos reportes en el Autoservicio o en las actas de calificaciones parciales que se generan en cada corte parcial evaluativo.
| 3 | ¿Baja financiera? Sí, continúa paso No. 4 No, continúa paso No. 7 |
| 4 | Ingresa al Módulo de Cobros – Opción Proceso de cobro – Proceso de Lista de suspensión. |
| 5 | Selecciona la vista alumno saldo pendiente. |
| 6 | Aplica la suspensión a los estudiantes correspondientes. FIN DEL PROCEDIMIENTO |
| 7 | Valida los adeudos (cargos y pagos). |
Regla de negocio
Se pueden aplicar las siguientes soluciones en el sistema académico dependiendo del tipo de baja:
● Baja administrativa: Baja de asignaturas (Motivo: baja administrativa) + Lista de suspensión + No anulación de conceptos (incluso recargo).
● Baja por reembolso: Baja de asignaturas, si aplica (Motivo: Reembolso) + Proceso de Baja (Registrar fecha y dar de baja en períodos futuros) + Anulación de conceptos.
| 8 | Aplica la baja de estudiante en el sistema académico en el módulo Registros Académicos – Proceso de inscripción. |
| 9 | Da de baja a las asignaturas inscritas del estudiante. |
Regla de negocio
No deberá colocar ningún valor de calificación.
| 10 | Indica el motivo por el cual se está aplicando la baja. |
| 11 | Gestiona con la Coordinación Administrativa las políticas a aplicar para el frenado de cargos. |
Resumen
Baja financiera
- Validar el periodo en el que aplicará la baja de estudiantes.
- Verificar el avance del estudiante durante el periodo académico.
- Ingresar al Módulo de Cobros – Opción Proceso de cobro – Proceso de Lista de suspensión.
- Seleccionar la vista alumno saldo pendiente.
- Aplicar la suspensión a los estudiantes correspondientes.
Baja por otro motivo
- Validar el periodo en el que aplicará la baja de estudiantes.
- Verificar el avance del estudiante durante el periodo académico.
- Validar los adeudos.
- Aplicar la baja de estudiante en el sistema académico.
- Dar de baja a las asignaturas inscritas.
- Indicar el motivo de la baja.
- Gestionar las políticas a aplicar para el frenado de cargos.