Código: PRO-MAA-22
Objetivo
Configurar en el sistema académico la información correspondiente a grupos, docentes, horarios y aulas.
Alcance
Incluye las actividades correspondientes a la programación académica de cada periodo.
Responsabilidades
Dirección Académica:
- Preparar la planeación y carga académica de cada periodo y gestionar su visto bueno.
Coordinación de Control Escolar:
- Gestionar la actualización de catálogos y realizar el registro de RVOES.
- Revisar y validar los requisitos para obtener grado; y solicitar los ajustes correspondientes, en caso que aplique.
Mentores/Coordinación de Servicios Docentes:
- Realizar la configuración de secciones y validar conflictos a través del Calendario Maestro.
- Realizar el registro de las secciones compactadas, de acuerdo a catálogo elaborado y validado por la capa 1 y 2, respectivamente.
- Solicitar las altas, bajas y actualización de docentes.
Políticas
- Reglamento General de cada institución.
- Políticas de planeación académica para la creación de grupos-materia.
- Políticas y reglas de negocio para la importación de datos del sistema académico a la Plataforma de Aprendizaje Moodle.
- Políticas de compactación, hiper compactación y asociación institucionales.
Reportes
- Sábana paso de grado.
- Planes de estudio.
- Docentes asignados a sección.
- Registro de secciones.
- Registro de secciones Moodle.
- Kárdex.
- Formato único de nómina cuatrimestral, modular y posgrado.
- Boletas de calificaciones.
- Listas de alumnos.
Procesos asociados
- Elaboración y actualización de catálogos del sistema académico.
- Creación y configuración de planes académicos en el sistema académico.
- Preparación de nuevo periodo académico.
- Creación y configuración de plantillas de evaluación en el portal de Autoservicio del sistema académico.
- Cambio de grado académico (paso de grado).
- Inscripción de cursos.
- Gestión de contratación docente.
- Registro de equivalencias internas o externas en el sistema académico.
- Registro o modificaciones a calificaciones.
- Cursos especiales.
Paso a paso
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No. |
¿Quién? |
¿Cómo? |
| 1 | Dirección Académica | Realiza la planeación académica para el nuevo ciclo, basada en la trayectoria o ruta académica de los estudiantes y en la evaluación de resultados académicos. |
Advertencia
Las trayectorias o rutas académicas indican el trayecto de asignaturas que van cursando los estudiantes, para que vaya acorde con los prerrequisitos y plan académico..
Regla de negocio
La Dirección Académica debe supervisar y revisar que las trayectorias académicas estén correctas.
| 2 | Prepara carga académica a ofrecer el siguiente periodo y gestiona visto bueno con Rectoría. |
Regla de negocio
La programación académica debe realizarse conforme al presupuesto aprobado para el campus/plantel.
| 3 | Coordinación de Control Escolar | Solicita actualización de catálogos (Planes académicos nuevos, asignaturas, infraestructura, etc.), según registros oficiales de la Secretaría de Educación Pública (SEP). |
Regla de negocio
Se deberá solicitar al menos con un mes previo al inicio del período académico.
Regla de negocio
La Dirección Académica (capa 2) deberá solicitar la inclusión de nuevos planes académicos a la Dirección TIC Nacer, en caso que aplique.
| 4 | Realiza el registro de RVOES en el sistema académico – Módulo Registros Académicos – Configurar requisitos para obtener grado, en caso que aplique. |
Regla de negocio
El registro de RVOE se debe realizar cada vez que se registra un nuevo plan académico, el cual debe ser aprobado por la Secretaría de Educación Pública (SEP).
| 5 | Mentores/Coordinación de Servicios Docentes | Realiza la configuración de secciones en el módulo Registros Académicos del sistema académico. |
Regla de negocio
Respecto a la configuración de secciones, se deberá cumplir con:
● Las secciones o grupos de clase se configuran de acuerdo a la demanda o proyecciones de la universidad.
● Las secciones o grupos de clase se deberán limitar según la materia, la carrera y el nivel académico.
● Los números mínimo, meta y máximo de asistentes, se establecen según la definición de cada asignatura y según el espacio de las aulas de clase; sin embargo, los grupos deberán estar conformados por al menos 25 estudiantes.
Buena práctica
Se sugiere que las secciones estén configuradas al menos 4 semanas antes de que finalice el periodo académico antecedente.
| 6 | Realiza el registro de las secciones compactadas de acuerdo a catálogo general realizado por la Dirección TIC Nacer y validado por la Dirección Académica (capa 2). |
Regla de negocio
La Dirección Académica (capa 2) deberá gestionar, organizar y validar la información correspondiente a compactaciones de grupos.
Advertencia
Términos a considerar:
● Compactación: Estudiantes de varias carreras, de un mismo campus/plantel.
● Hiper compactación: Estudiantes de varias carreras y de varios campus/planteles.
● Asociación: Estudiantes con distinto grado de avance y varias carreras.
| 7 | Coordinación de Control Escolar | Revisa y valida prerrequisitos, correquisitos, referencias cruzadas y requisitos para obtener grado. |
| 8 | Verifica que los datos estén correctos; de lo contrario solicita a la Dirección Académica (capa 2) la modificación o inclusión de la información correspondiente. |
Regla de negocio
Los prerrequisitos deben establecerse según los planes académicos oficiales.
Regla de negocio
El registro de planes, prerrequisitos, correquisitos y referencias cruzadas, entre otros, es realizado por el Administrador de Base de Datos de la Dirección TIC Nacer.
| 9 | Solicita a la Coordinación/Dirección de Recursos Humanos (capa 2) las altas, bajas y actualización de docentes. |
Regla de negocio
Los docentes deberán ser ingresados al sistema académico luego de su contratación laboral por la Coordinación/Dirección de Recursos Humanos de cada Institución.
| 10 | Mentores/Coordinación de Servicios Docentes | Asigna docentes, horarios, aulas y genera listas de asistencia a clases. |
| 11 | Valida conflictos de secciones registradas a través del Calendario Maestro. |
Regla de negocio
Los horarios y la asignación de aula deberán hacerse conforme a la proyección académica y deberán ser aprobados por el Director del Campus/Plantel en primera instancia y por la Dirección Académica (capa 2), considerando la máxima eficacia posible.
Resumen
- Realizar la planeación académica para el nuevo ciclo.
- Preparar carga académica y gestionar el visto bueno.
- Solicitar actualización de catálogos.
- Realizar el registro de RVOES.
- Realizar la configuración de secciones.
- Registrar las secciones compactadas.
- Revisar y validar requisitos para obtener grado.
- Verificar que la información registrada esté correcta.
- Gestionar actualización de docentes.
- Asignar docentes, horarios y aulas.
- Validar conflictos de secciones creadas.