Código: PRO-MAA-20
Objetivo
Atender a los aspirantes a través de los distintos medios disponibles y propiciar su correspondiente admisión.
Alcance
Incluye las actividades correspondientes a la gestión y acompañamiento de aspirantes y su correspondiente progreso a preinscrito.
Responsabilidades
Asesor Comercial/Educativo:
- Atender las oportunidades y prospectos en los distintos medios, a través del CRM.
- Registrar de manera adecuada, completa y correcta la información personal, de contacto y académica de todos los solicitantes a admisión.
- Gestionar las promociones, descuentos y becas solicitadas.
- Generar fichas de pago para los estudiantes de primer y nuevo ingreso de todos los niveles educativos.
- Generar las vistas solicitadas por la Dirección Comercial de los niveles 1 y 2 del funnel de admisión (conversión) para la toma de decisiones.
Coordinación Administrativa:
- Gestionar y registrar descuentos y becas autorizados.
Coordinaciones de Servicios Docentes y/o Académicas:
- Remitir al solicitante de inscripción una propuesta de posibles equivalencias para que pueda tramitar el dictamen de Equivalencias en SEP.
Políticas
- Metodología y procesos autorizados por la Dirección Corporativa Comercial Nacer para el Funnel de Admisión plasmado en el documento de requerimientos funcionales (DRF) de CRM.
Indicadores
- Cantidad de aspirantes vs estudiantes admitidos.
- Cantidad de estudiantes de absorción inscritos.
- Metas de estudiantes inscritos logradas.
Reportes
- Aspirantes por año y período académico.
- Estudiantes por año y período académico.
- Funnel del CRM.
- Nuevos ingresos y reingresos.
- Matrícula total de cada universidad
Procesos asociados
- Gestión de la prospección y captación de clientes potenciales (leads) y aspirantes (capa 2).
- Admisión.
Paso a paso
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No. |
¿Quién? |
¿Cómo? |
| 1 | Asesor Comercial/Asesor Educativo | Recibe asignación de aspirantes, de los distintos orígenes. |
| 2 | Captura toda la información del aspirante. |
Regla de negocio
La información registrada en los campos requeridos como obligatorios por parte del sistema CRM, deberán ser sumamente cuidadas por los asesores responsables de su captura, puesto que de dicha información depende el adecuado seguimiento del proceso de admisión, estadía y permanencia y posterior egreso de todos los estudiantes.
Regla de negocio
Cuando se captura el interés de la persona, se convierte en prospecto: nivel académico, programa académico, período de ingreso, modalidad, campus/plantel, turno.
Regla de negocio
Al mostrar voluntad, el prospecto se convierte en un solicitante de inscripción.
| 3 | Asigna un ID y remite listado de documentos comprobatorios. |
Advertencia
Que CRM genere un ID, no significa que el solicitante de inscripción ya se está cerrando como inscrito.
Regla de negocio
Documentos comprobatorios: solicitud de inscripción, copias de acta de nacimiento, CURP, fotografías, certificado de estudios del nivel anterior o constancia de la institución confirmando que está en trámite, y comprobante de domicilio.
| 4 | Genera y entrega las referencias de pago en concepto de inscripción y primera parcialidad, dependiendo del programa o conforme a lo establecido por cada institución. |
Advertencia
El solicitante de inscripción llena la hoja de registro cuando está decidido; y solicita descuentos especiales, promociones o beca convenio.
| 5 | Gestiona el descuento o la beca con la Coordinación Administrativa. |
| 6 | Coordinación Administrativa | En conjunto con las áreas involucradas, registra descuento o beca convenio, según los lineamientos establecidos por la universidad y el Corporativo. |
Regla de negocio
Las Coordinaciones Administrativas se encargan de registrar las convocatorias de becas.
| 7 | Coordinaciones de Servicios Docentes y/o Académicas | Remite al solicitante de inscripción una propuesta de posibles equivalencias para que pueda tramitar el dictamen de Equivalencias en SEP. |
Regla de negocio
Al recibir la resolución del dictamen de equivalencia por parte de la autoridad oficial deberá entregarla a Coordinación de Control Escolar para la integración a su expediente académico.
Advertencia
El preinscrito realiza pago en concepto de inscripción y entrega documentos o cartas compromiso.
Regla de negocio
Es considerado preinscrito cuando entrega fotocopias de los documentos comprobatorios requeridos básicos, o firma cartas de compromiso de entrega.
| 8 | Asesor Comercial/Asesor Educativo | Genera las vistas solicitadas por la Dirección Comercial de los niveles 1 y 2 que permitan identificar el comportamiento del funnel de admisión (conversión) para la toma de decisiones. |
Resumen
1. Recibir asignación de aspirantes, de los distintos orígenes.
2. Capturar toda la información del aspirante.
3. Asignar un ID y remitir listado de documentos comprobatorios.
4. Generar y entregar las referencias de pago.
5. Gestionar el descuento o la beca con la Coordinación Administrativa.
6. Registrar descuento o beca convenio.
7. Remitir al solicitante de inscripción una propuesta de posibles equivalencias.
8. Generar las vistas solicitadas por la Dirección Comercial del funnel de admisión.