Código: PRO-MAA-27
Objetivo
Realizar el registro de las equivalencias internas o externas y los ajustes correspondientes en el sistema académico.
Alcance
Incluye las actividades correspondientes al registro de equivalencias externas o internas en el sistema académico, derivadas de las solicitudes hechas por los estudiantes sobre los cambios de plan académico, año de vigencia, modalidad, o campus/plantel.
Responsabilidades
Coordinación Académica:
- Atender solicitudes de propuesta de trayectoria estudiantil, en casos de equivalencia externa.
Coordinación de Control Escolar:
- Gestionar admisión del aspirante con la Coordinación Comercial, conforme la resolución de la SEP.
- Atender las solicitudes de cambio de carrera y/o modalidad mediante el formato definido.
- Cambiar el estatus del estudiante del plan académico inscrito.
- En caso que aplique, solicitar a la Coordinación Comercial que genere una nueva solicitud de admisión para el estudiante.
- Verificar que el plan académico inscrito por la Coordinación Comercial al estudiante es el correcto.
Coordinación Comercial:
- Registrar al aspirante en CRM (como nuevo ingreso, pero con tratamiento de primer ingreso).
- Registrar al estudiante en el sistema académico, el periodo académico correspondiente.
Coordinación de Servicios Docentes:
- Crear una sección “EQ” para registrar las asignaturas incluidas en la Resolución de SEP (equivalencia externa) o en la propuesta de trayectoria estudiantil (equivalencia interna).
- Realizar el registro de las asignaturas detalladas en el Dictamen Oficial de SEP o en la propuesta de trayectoria estudiantil.
- Inscribir al estudiante en las secciones que deberá cursar de acuerdo a la trayectoria estudiantil propuesta.
Procesos asociados
- Elaboración y actualización de catálogos del sistema académico.
- Creación y configuración de planes académicos en el sistema académico.
- Gestión de cambios en programas académicos.
- Programación académica.
Paso a paso
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No. |
¿Quién? |
¿Cómo? |
| 1 | ¿Solicitudes de estudiantes provenientes de instituciones externas o internas? De instituciones externas, continúa paso No. 2 De instituciones internas, continúa paso No. 12 |
Regla de negocio
Pueden presentarse los siguientes escenarios:
● Aspirantes que desean ingresar a la institución pero que cuentan con estudios previos en otra institución de origen en algún plan académico similar al que desean ingresar y que pueden estar sujetos a ser equivalentes por tener al menos un 80% de coincidencia en los contenidos de los programas a ser dictaminados (Equivalencia externa).
● Estudiantes que pertenecen a la institución, se dieron de baja temporal y desean volver a incorporarse en un periodo escolar diferente, pero que ya no pueden ingresar al plan académico anterior por encontrarse éste en liquidación, pero que gran parte de sus programas pueden hacerse equivalentes por contenido al plan académico vigente al que se desean incorporar (Equivalencia interna).
● Estudiantes que pertenecen a la institución, están inscritos en el periodo vigente, o en el periodo previo anterior y desean cambiarse de plan académico (cambio de carrera); donde uno, varios o todos los programas (asignaturas) cursadas en el plan académico anterior pueden hacerse equivalentes por contenido, al menos en un 80%, al nuevo plan académico al que se desean incorporar (Equivalencia interna).
● Estudiantes que pertenecen a la institución, están inscritos en el periodo vigente o en el periodo previo anterior y desean cambiarse de modalidad de estudios en el mismo plan académico en que se encuentran inscritos; donde todos los programas (asignaturas) cursados en el plan académico anterior pueden hacerse equivalentes por contenido, en un 100%, a la nueva modalidad de ese plan académico al que se desean incorporar (Equivalencia interna).
Regla de negocio
● Para los casos de equivalencia externa, se deberá contar con una Resolución de Dictamen Oficial otorgado por la SEP, previo al registro en el sistema académico.
● En los casos de equivalencia interna, no será necesario realizar un trámite extra en la SEP, dado que en los dictámenes realizados por la SEP al registrar los planes académicos y obtener el RVOE correspondiente, está considerada y autorizada dicha movilidad de planes y modalidades de manera interna dentro de la misma institución.
| 2 | Coordinación Académica | Recibe del estudiante solicitud de propuesta de equivalencia de las asignaturas cursadas en la institución de origen vs las que podrían ser consideradas como equivalentes en el plan académico que se desea cursar. |
| 3 | Entrega al estudiante una propuesta de trayectoria estudiantil que será la que rija el orden y forma en la que irá cursando los programas que le resten cursar para concluir el plan académico elegido. |
Regla de negocio
El estudiante deberá acudir a la dependencia indicada por la SEP con la propuesta de trayectoria estudiantil, su certificado parcial de estudios de la institución de origen, acta de nacimiento, identificación oficial y pago correspondiente; para gestionar el dictamen oficial.
| 4 | Recibe del estudiante la resolución de la SEP (Dictamen oficial) en original junto con el Certificado Parcial de estudios de la institución de origen. |
| 5 | Gestiona admisión del aspirante con la Coordinación Comercial. |
| 6 | Coordinación Comercial | Da el mismo tratamiento de un aspirante de primer ingreso en CRM pero a un periodo académico superior, es decir, nuevo ingreso. |
| 7 | Registra en el Módulo de Admisiones (Menú – Opciones – Aspirantes – Solicitud) del sistema académico, en el grado de avance, el periodo académico que corresponde de acuerdo a lo indicado en las mallas curriculares y en correspondencia al total de programas que se validaron con equivalencia. |
Regla de negocio
● Esta actividad deberá realizarse posterior al flujo natural en CRM, cuando se realice el llenado de los datos faltantes.
● El resto de los datos se registrará de la misma manera que se le da a un estudiante de primer ingreso.
| 8 | Coordinación de Control Escolar | Verifica que el plan académico inscrito por la Coordinación Comercial al estudiante es el correcto; en el Módulo de Registros Académicos – Menú – Opciones – Opción – Plan Académico. |
| 9 | Coordinación de Servicios Docentes | Crea una sección “EQ” en el módulo Registros Académicos, en el periodo en el que ingresa el estudiante, para registrar los programas (asignaturas) incluidos en la Resolución de SEP (Dictamen de Equivalencias). |
Regla de negocio
● Deberá emplear la clave del sistema académico de cada programa (asignatura) que corresponda al plan Académico del estudiante (de acuerdo al plan y modalidad elegidas).
● Las claves del plan académico a cursar se pueden consultar en el reporte “Planes de estudio” del sistema académico.
Advertencia
Es importante validar que la creación de la sección se realice en el año/período/sesión en que se está incorporando el estudiante y con las siglas EQ para diferenciarlo del resto de las secciones activas.
| 10 | Realiza el registro de las asignaturas detalladas en el Dictamen Oficial de SEP, en el Módulo de Registros Académicos del sistema académico, en el año/período/sesión que está activo y vigente, y con la calificación indicada en el Dictamen. |
| 11 | Inscribe al estudiante en las secciones (grupos-materia) que deberá cursar de acuerdo a la trayectoria estudiantil propuesta y que corresponden ya a los programas del plan académico de la institución. FIN DEL PROCEDIMIENTO |
Advertencia
Cuando se revise en Historial Académico, se visualizarán en el mismo año/período/sesión, tanto las materias que se registraron previamente por equivalencia, como las que deberá cursar en el periodo activo vigente.
| 12 | Coordinación de Control Escolar | Recibe del estudiante solicitud de cambio de carrera y/o modalidad mediante el formato definido por la institución. |
Regla de negocio
El formato deberá contener los datos del plan académico en el que se encuentra inscrito el estudiante, así como los datos del plan académico nuevo a donde se incorporará. Deberá ser autorizado por el propio estudiante, la Coordinación de Control Escolar del campus/plantel, así como, por el Director del Campus/Plantel.
Regla de negocio
Los alumnos activos, es decir, que ya se encuentran cursando un periodo académico, deberán realizar la solicitud de cambio de campus/plantel o programa académico en la primera semana del periodo académico o al finalizar dicho periodo.
| 13 | Cambia el estatus del estudiante del plan académico en el último año/período/sesión en que se encuentra inscrito a “baja”, en el Módulo de Registros Académicos. |
Regla de negocio
La Coordinación de Control Escolar deberá verificar la acción a realizar:
● Cambio de plan académico (nueva carrera).
● Cambio de plan académico en liquidación a nuevo plan vigente.
● Cambio de modalidad (mismo plan académico, pero en una modalidad diferente).
● Cambio de plantel (mismo plan y modalidad, mismo plan y diferente modalidad, mismo plan, misma modalidad, y mismo RVOE).
| 14 | En caso que el estudiante no esté registrado como Aspirante, solicita a la Coordinación Comercial que genere una nueva solicitud en el Módulo de Admisiones para el año/período/sesión al cual se admitirá y se le inscribirán las asignaturas a cursar. |
Regla de negocio
En el campo “grado de avance” se deberá ingresar el periodo académico que corresponde conforme lo indicado en las mallas curriculares y en correspondencia al total de programas que se validaron con equivalencia (no primer cuatrimestre ya que es un estudiante de nuevo ingreso (equivalencia), no de primer ingreso).
| 15 | Verifica que el plan académico inscrito por la Coordinación Comercial al estudiante es el correcto; en el Módulo de Registros Académicos – Menú – Opciones – Opción – Plan Académico. |
| 16 | Coordinación de Servicios Docentes | Crea una sección “EQ” en el módulo Registros Académicos, en el periodo en el que ingresa el estudiante, para registrar los programas (asignaturas) incluidos en la propuesta de trayectoria estudiantil. |
Regla de negocio
● Deberá emplear la clave del sistema académico de cada programa (asignatura) que corresponda al plan Académico del estudiante (de acuerdo al plan y modalidad elegidas).
● Las claves del plan académico a cursar se pueden consultar en el reporte “Planes de estudio” del sistema académico.
Advertencia
Es importante validar que la creación de la sección se realice en el año/período/sesión en que se está incorporando el estudiante y con las siglas EQ para diferenciarlo del resto de las secciones activas.
| 17 | Realiza el registro de las asignaturas previamente cursadas y aprobadas, en el Módulo de Registros Académicos del sistema académico, en el año/período/sesión que está activo y vigente, y con la calificación que haya obtenido. |
Advertencia
Las materias que tengan una calificación reprobatoria, nunca se registrarán ni se considerarán como equivalentes.
| 18 | Inscribe al estudiante en las secciones (grupos-materia) que deberá cursar de acuerdo a la trayectoria estudiantil propuesta ya con las claves y programas que corresponden a su nuevo plan y/o modalidad. |
Advertencia
Cuando se revise en Historial Académico, se visualizarán en el mismo año/período/sesión, tanto las materias que se registraron previamente por equivalencia, como las que deberá cursar en el periodo activo vigente.
Resumen
Equivalencias externas
- Recibir las solicitudes de propuesta de equivalencia externa.
- Entregar al estudiante una propuesta de trayectoria estudiantil de los programas que le resten cursar para concluir el plan académico elegido.
- Recibir del estudiante la resolución de la SEP original y el certificado parcial de estudios de la institución de origen.
- Gestionar la admisión del aspirante con la Coordinación Comercial.
- Dar el mismo tratamiento que a un aspirante de primer ingreso en CRM.
- Registrar en el Módulo de Admisiones el periodo académico correspondiente.
- Verificar que el plan académico inscrito al estudiante es el correcto.
- Crear una sección “EQ” para registrar los programas incluidos en la Resolución de la SEP.
- Realizar el registro de las asignaturas detalladas en el Dictamen Oficial de la SEP.
- Inscribir al estudiante en las secciones que deberá cursar de acuerdo a la trayectoria estudiantil propuesta.
Equivalencias internas
- Recibir del estudiante solicitud de cambio de carrera y/o modalidad.
- Cambiar el estatus del estudiante del plan académico inscrito a “baja”.
- En caso que aplique, solicita a la Coordinación Comercial que genere una nueva solicitud de admisión.
- Verificar que el plan académico inscrito al estudiante es el correcto.
- Crear una sección “EQ” para registrar los programas incluidos en la propuesta de trayectoria estudiantil.
- Realizar el registro de las asignaturas previamente cursadas y aprobadas.
- Inscribir al estudiante en las secciones que deberá cursar de acuerdo a la trayectoria estudiantil propuesta.