Código: PRO-MAA-31
Objetivo
Capturar en el portal web de Autoservicio del sistema académico las calificaciones parciales y finales de los estudiantes de cada grupo.
Alcance
Incluye las actividades correspondientes al registro y modificación de calificaciones parciales y finales del periodo académico vigente y aquellas que requieren alguna modificación ya cerrado dicho periodo y que fueron registradas como finales por los docentes en el Autoservicio.
Responsabilidades
Mentores/Coordinación de Servicios Docentes (Jefes de Departamento):
- Solicitar a la instancia correspondiente se gestione la configuración de los períodos de calificaciones del periodo académico nuevo.
- Revisar y asignar las plantillas de evaluación en cada periodo académico y validar que son visibles para cada docente.
- Dar seguimiento a la captura de calificaciones.
- Realizar la captura de calificaciones en caso de imposibilidad de registro de calificaciones por parte del docente.
- Monitorear las fechas de captura y límite para realizar correcciones y envío de calificaciones a periodo final.
- Informar a la instancia correspondiente que se ha concluido el registro de calificaciones parciales y finales de acuerdo a los períodos registrados en los calendarios académicos.
Docente:
- Registrar las calificaciones parciales y finales en los periodos establecidos en el Autoservicio del sistema académico.
- Realizar y registrar las actividades y evaluaciones correspondientes al programa académico asignado y registrar la calificación final en el Autoservicio, para los cursos que se imparten en Moodle.
Dirección de Campus/Plantel:
- Gestionar la autorización correspondiente con la Dirección Académica (capa 2) para realizar la modificación de calificaciones finales y/o la reapertura de las fechas límite de captura para tal efecto.
Coordinación de Control Escolar/Servicios Escolares:
- Registrar las modificaciones de calificaciones finales debidamente autorizadas.
- Emitir las actas parciales y finales físicas para la recopilación de firmas correspondientes.
- Validar con las instancias respectivas que la información de las calificaciones finales sea visible para los estudiantes en el Autoservicio.
- Emitir boletas de calificaciones solicitadas.
- Resguardar las actas de calificaciones oficiales.
Políticas
- Políticas de creación, configuración y uso de plantillas evaluativas.
Reportes
- Lista de alumnos con calificaciones.
- Secciones pendientes de calificar.
- Boleta de calificaciones.
- Acta de calificaciones parciales.
- Actas de calificaciones finales.
- Reporte de calificaciones por parcial.
- Reporte de docentes con parciales calificados.
- Kárdex.
Procesos asociados
- Creación y configuración de plantillas de evaluación en el portal de Autoservicio del sistema académico.
- Programación académica.
- Inscripción de cursos.
- Cursos especiales.
- Control y seguimiento académico.
Adjuntos
- Guía Básica de Autoservicio PowerCampus para Docentes.
- Guía Básica de Autoservicio PowerCampus para Estudiantes.
Paso a paso
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No. |
¿Quién? |
¿Cómo? |
| 1 | Mentores/Coordinación de Servicios Docentes | ¿Registro o modificación de calificación? Registro de calificación, continúa paso No. 2 Modificación de calificación, continúa paso No. 13 |
| 2 | Solicita a la Dirección Académica (capa 2) la configuración del periodo de calificaciones. |
| 3 | Recibe de la Dirección Académica (capa 2) las plantillas de evaluación y valida la información correspondiente, previo a su asignación. |
Advertencia
Si existe algún error, omisión o cambio se debe realizar antes de la asignación de plantillas; de lo contrario, no se podrán modificar las fechas establecidas (solo las de límite de captura).
| 4 | Realiza asignación de plantillas a secciones y Docentes desde el Autoservicio del sistema académico – Departamentos – Plantillas de cursos. |
| 5 | Verifica que el docente pueda visualizar las plantillas de evaluación y la información correspondiente para la captura de calificaciones. |
| 6 | Docente | Durante el periodo académico, registra a través del Autoservicio del sistema académico las calificaciones parciales de las actividades evaluativas realizadas. |
| 7 | En el caso de los cursos que se imparten en Plataforma de Aprendizaje Moodle, realiza y registra las actividades y evaluaciones correspondientes a la carta descriptiva de la materia (programa académico) asignada dentro de dicha plataforma. |
| 8 | Registra únicamente la calificación final en el Autoservicio en el periodo determinado para dicha captura. |
Advertencia
Los cursos que se imparten en la Plataforma de Aprendizaje Moodle pueden ser:
● No escolarizados.
● Que la emplean como herramienta adicional para la impartición de determinados cursos.
● Para alojar contenidos y actividades (repositorios) de acuerdo al tipo de operación registrada en cada modalidad de estudio (escolarizada y mixta).
Regla de negocio
La captura de calificaciones se podrá realizar con números enteros y/o decimales, pero la ponderación final de la calificación de acuerdo a la configuración de las plantillas evaluativas, siempre será expresada en números enteros conforme a la tabla de equivalencias definida por el Reglamento General de cada institución.
Regla de negocio
● La captura de calificaciones por parte de los docentes deberá realizarse durante el periodo de tiempo marcado en la (s) actividad (es) que integre (n) cada plantilla evaluativa. Una vez cerrado el periodo marcado, el único que podrá realizar modificaciones será el Jefe de Departamento correspondiente, durante el periodo marcado en el calendario académico del periodo académico vigente como “de correcciones”, siempre y cuando este periodo se encuentre abierto.
● La única instancia que puede realizar modificaciones en las fechas de todos los periodos marcados como de “captura” o de “correcciones”, será el Administrador de Autoservicio en el usuario de “Autoservicio genérico” de cada campus/plantel, siempre y cuando no se haya cerrado el ciclo escolar por el envío de calificaciones a periodo final.
● Cuando se haya concluido con la captura de todas las actividades consideradas en cada plantilla evaluativa, se habilitará el “envío a periodo final”.
● Durante el lapso de tiempo marcado para el envío de calificaciones a periodo final, ya no se podrán realizar ni capturas extemporáneas ni modificaciones a las calificaciones capturadas.
● Una vez concluido el envío a periodo final no se podrá realizar ninguna modificación en el portal de Autoservicio.
● A partir del envío a periodo final, se considerará cerrado el ciclo escolar
| 9 | Mentores/Coordinación de Servicios Docentes | Da seguimiento al Docente para confirmar que está capturando las calificaciones. |
| 10 | En caso de imposibilidad de registro de calificaciones por parte del Docente, realiza la captura de éstas como Jefe de Departamento con el sustento adecuado para ello, dentro de las fechas pre-establecidas para esto. |
| 11 | Da seguimiento a las fechas de captura y límite para realizar correcciones y envío de calificaciones a periodo final por parte de los Docentes bajo su cargo de acuerdo a los calendarios académicos oficiales registrados ante la autoridad oficial. |
Regla de negocio
Una vez cerrado el periodo de captura de calificaciones para Docentes, el Administrador de Autoservicio de cada institución (definido por ésta en la capa 2), tendrá que abrir el nuevo periodo de tiempo correspondiente a las correcciones para que sea utilizado - si es que se requiere - por los Jefes de Departamento.
Advertencia
Al finalizar el periodo académico y en los plazos estipulados, el sistema académico genera la calificación final obtenida por cada estudiante.
| 12 | Informa a la Dirección Académica (capa 2), que se ha concluido en su totalidad el registro de calificaciones parciales y finales de acuerdo a los periodos registrados de manera oficial en los calendarios académicos, para la apertura del periodo de envío final de calificaciones conforme a cada ciclo escolar. Continúa paso No. 17 |
| 13 | Recibe del estudiante o del Docente una solicitud de modificación de calificación final, por escrito y con el debido sustento y evidencia. |
Regla de negocio
La responsabilidad de las calificaciones finales, la posible solicitud de revisión y/o modificación de éstas (las parciales ya no se podrán modificar al estar cerrado el ciclo) y el resguardo de las mismas mediante la información registrada en el sistema académico y las actas de calificaciones parciales y finales oficiales en versión física, será trasladada únicamente a la Coordinación de Control Escolar/Servicios Escolares de campus/plantel de cada institución.
Regla de negocio
● Una vez cerrado el periodo académico y realizado el envío de calificaciones a periodo final:
o El estudiante contará con 30 días naturales posteriores al cierre del ciclo al que corresponda dicha calificación para solicitar una revaloración o modificación de su calificación final de la asignatura. Dicha solicitud deberá realizarla por escrito a la Dirección de su Campus/Plantel con el sustento y evidencia suficiente. Ésta a su vez a la Dirección Académica de cada institución, quien indicará el mecanismo adecuado para dicha revisión o revaloración.
o Las modificaciones en las calificaciones, si proceden, ya no se podrán realizar dentro del portal de Autoservicio. Deberán ser realizadas por la Coordinación de Control Escolar de cada Campus/Plantel directamente en el sistema académico.
o Si la solicitud proviene del docente por algún error de registro o de captura, deberá realizar el mismo procedimiento de solicitud de modificación por escrito a la Dirección de su Campus/Plantel y ésta a su vez a la Dirección Académica de cada institución. Si procede la autorización se realizará la modificación correspondiente en el sistema académico, indicando el motivo de la modificación de la calificación.
| 14 | Valida que la solicitud cumple con los requisitos establecidos. Gestiona autorización con Dirección Académica (capa 2). |
| 15 | Coordinación de Control Escolar/Servicios Escolares | Si la modificación procede, con el visto bueno de la Dirección Académica (capa 2), realiza la corrección directamente en el sistema académico en la opción historial académico del estudiante o en la opción de calificaciones del módulo de Registros Académicos, en la sección (grupo-materia) donde se encontraba inscrito el estudiante que solicitó la valoración de su calificación final. |
| 16 | Indica en el sistema académico el motivo del cambio (error de captura, error de ponderación, etc.). |
Regla de negocio
Los cambios de calificación se harán exclusivamente por las Coordinaciones de Control Escolar en los tiempos del calendario académico y bajo las condiciones establecidas.
| 17 | Coordinación de Control Escolar/Servicios Escolares | Valida con los Mentores/Coordinaciones de Servicios Docentes que la información de las calificaciones finales y sus posibles modificaciones, sean visibles para los estudiantes en el Autoservicio. |
| 18 | Emite boletas de calificaciones y las entrega a los estudiantes que realicen la solicitud de las mismas, ya sea de manera física o por correo electrónico. |
| 19 | Imprime desde el sistema académico las actas de calificaciones oficiales y gestiona las firmas autorizadas. |
Regla de negocio
Las actas de calificaciones parciales deben ser firmadas por el Docente y el Director de Campus/Plantel; y las actas de calificaciones finales por el Docente, el Director de Campus/Plantel, Coordinación de Control Escolar y Dirección Académica (que firma ante la Secretaría de Educación Pública (SEP)).
| 20 | Resguarda actas de calificaciones oficiales e historiales académicos. |
Resumen
- Registro de calificaciones
- Solicitar la configuración del periodo de calificaciones.
- Recibir las plantillas de evaluación y validar la información correspondiente.
- Realizar asignación de plantillas a secciones y Docentes desde el Autoservicio.
- Verificar la visualización de las plantillas de evaluación y la información correspondiente.
- Registrar las calificaciones parciales de las actividades evaluativas realizadas.
- En el caso de los cursos que se imparten en Moodle, realizar y registrar las actividades y evaluaciones correspondientes.
- Registrar la calificación final en el Autoservicio en el periodo determinado.
- Dar seguimiento a la captura de las calificaciones.
- En caso que aplique, realizar la captura de las calificaciones.
- Dar seguimiento a las fechas de captura y límite para realizar correcciones y envío de calificaciones a periodo final.
- Informar a la instancia respectiva que se ha concluido el registro de calificaciones parciales y finales.
- Validar con el área correspondiente que la información de las calificaciones sea visible en el Autoservicio.
- Emitir boletas de calificaciones y entregarlas a los estudiantes solicitantes.
- Imprimir actas de calificaciones oficiales y gestionar firmas autorizadas.
- Resguardar actas de calificaciones.
- Modificación de calificaciones
- Recibir solicitudes de modificación de calificación final.
- Validar que la solicitud cumple con los requisitos establecidos y gestionar autorización.
- Si la modificación procede, realizar la corrección directamente en el sistema académico.
- Indicar en el sistema académico el motivo del cambio.
- Validar con el área correspondiente que la información de las calificaciones sea visible en el Autoservicio.
- Emitir boletas de calificaciones y entregarlas a los estudiantes solicitantes.
- Imprimir actas de calificaciones oficiales y gestionar firmas autorizadas.
- Resguardar actas de calificaciones.