Código: PRO-MAA-3
Objetivo
Configurar, depurar y/o actualizar en el sistema académico la información correspondiente a catálogos.
Alcance
Incluye las actividades correspondientes a los ajustes realizados en el sistema académico respecto a los catálogos.
Responsabilidades
Gerente de Planeación y Procesos Tecnológicos:
- Verificar la información correspondiente a los catálogos recibida de las universidades y ajustarla para su configuración en el sistema académico, tanto al inicio de una implementación, como posteriormente a consecuencia de modificaciones requeridas por cambios en la operación.
Supervisor de Catálogos y Captura Sistemas Sustantivo:
- Elaborar e integrar el layout de carga.
Administrador de Base de Datos:
- Migrar al sistema académico la información correspondiente a los catálogos.
Coordinador Sistemas Sustantivos PowerCampus:
- Integrar y actualizar los catálogos en el sistema académico.
Reportes
- Lista de alumnos.
- Sábana de paso de grado.
- Docentes asignados a sección.
- Secciones pendientes de calificar.
- Planes académicos o requisitos para obtener grado.
- Estado de cuenta por alumno.
- Referencias de pago por alumno.
- Cartera vencida.
- Ingreso diario.
- Ingresos con desglose de cargo.
- Datos del alumno.
- Inspección y vigilancia.
- Tablas cargo y abono.
- Registro de secciones.
- Programación de pagos.
- Boleta de calificaciones.
- Kárdex.
- Reporte de reinscritos.
- Ingreso de usuarios a Autoservicio.
- Acta de calificaciones.
- Log Valida/Log Procesa.
- Envío de Credenciales a Alumnos.
- Envío de Credenciales a Docentes.
- Ingreso de Alumnos a Autoservicio.
- Ingreso de Docentes a Autoservicio.
- Acta de Calificaciones Parciales.
- Acta de Calificaciones Finales.
- Reporte de calificaciones por parcial.
- Reporte de docentes con parciales calificados.
- Compactación de grupos.
- Estadística de Educación Superior por Institución.
- Estadística de Educación Superior por Escuela.
- Estadística de Educación Superior por Carrera.
- Estadística de Educación Superior de Posgrado.
- Bitácora descarga de referencias.
- Detalle de becas otorgadas.
Procesos asociados
- Creación y configuración de planes académicos en el sistema académico.
- Preparación de nuevo periodo académico.
- Gestión de cambios en programas académicos.
- Gestión financiera (capa 2).
- Programación académica.
- Cambio de grado académico (paso de grado).
- Inscripción de cursos.
- Gestión financiera (capa 3).
- Registro de equivalencias internas o externas en el sistema académico.
Paso a paso
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No. |
¿Quién? |
¿Cómo? |
| 1 | Gerente Planeación y Procesos Tecnológicos | Recibe de la Dirección Académica (capa 2) la nueva oferta académica de la universidad y los RVOE correspondientes autorizados. |
Advertencia
La actualización de catálogos incluye los correspondientes a la parte académica y administrativa. Respecto a la parte académica: asignaturas, planes académicos, curriculum o carreras, departamentos, grados académicos, programas académicos, etc. Respecto a la parte administrativa, los códigos de cargos y abonos, órdenes de distribución, las cuentas contables, analíticas contables, becas, descuentos, listas de suspensión, etc.
| 2 | Revisan la información recibida y agregan los códigos correspondientes para el sistema académico. |
Regla de negocio
Los códigos del sistema no pueden contener espacios ni caracteres especiales, y deberán escribirse preferiblemente en mayúsculas.
Regla de negocio
Los códigos y nomenclaturas deberán ser notificados posteriormente a los Mentores/Coordinación de Servicios Docentes y a las Coordinaciones Administrativas o Cajeros.
| 3 | Supervisor de Catálogos y Captura Sistemas Sustantivos | Elabora, integra y remite layout de carga al Administrador de Base de Datos. |
| 4 | Administrador de Base de Datos | Realiza migración de la información recibida. |
| 5 | Coordinador Sistemas Sustantivos PowerCampus | Integra o actualiza los catálogos de cargos y abonos en el sistema académico. |
Regla de negocio
Esta configuración de catálogos debe realizarse cada periodo académico, siempre y cuando haya modificaciones/cambios que aplicar (integrar nuevos conceptos, ajustar montos por incremento de las cuotas o eliminar conceptos que ya no son aplicables).
Regla de negocio
Se realiza a petición de la Dirección Académica y/o de Administración y Finanzas, al menos mes y medio antes del inicio del próximo periodo académico.
Regla de negocio
Los códigos de cargo y abono establecen los conceptos, montos y cuentas contables de cada transacción financiera en el sistema académico, así como de las cuentas analíticas (líneas de negocio) a considerar.
| 6 | Integra o actualiza los demás catálogos correspondientes en el sistema académico. |
Resumen
- Recibir la nueva oferta académica de la universidad y los RVOE correspondientes autorizados.
- Revisar la información recibida y agregar los códigos para el sistema académico.
- Elaborar, integrar y remitir layout de carga.
- Realizar migración de la información recibida.
- Integrar o actualizar los catálogos de cargos y abonos en el sistema académico.
- Integrar o actualizar los demás catálogos correspondientes en el sistema académico.