Código: PRO-MAA-16
Objetivo
Registrar en el sistema académico las anulaciones o reversas de pagos debidamente justificados.
Alcance
Incluye las actividades correspondientes al registro de anulaciones y reversas de abonos.
Responsabilidades
Dirección TIC:
- Identificar pagos que debe anularse o revertirse, según los posibles escenarios.
- Realizar el registro en el sistema académico de la anulación o reversa del pago correspondiente.
Reportes
- Estado de cuenta por alumno.
Procesos asociados
- Gestión financiera (capa 2).
- Generación de facturas electrónicas.
- Gestión financiera (capa 3).
Adjuntos
- Reemplazar
- Reemplazar
- Reemplazar
Paso a paso
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No. |
¿Quién? |
¿Cómo? |
| 1 | Dirección TIC | Recibe de las Coordinaciones Administrativas de campus/plantel solicitud de reversa o anulación de pagos aplicados. |
Regla de negocio
Desde TIC Nacer se realiza un control de los usuarios con permiso para anular pagos..
Regla de negocio
La anulación de abonos o pagos se realizará en los siguientes casos:
● Corrección de estimación por cambio en tarifa, cambio de currículo o cambio de traslado de año de plan académico, carrera, modalidad o campus/plantel.
● Por baja académica definitiva del estudiante en el sistema.
● En casos especiales que se deban anular abonos de becas por bajas o cancelaciones de las mismas.
| 2 | En caso que el pago ya se encuentre no solo aplicado sino también facturado, solicita al área responsable de las facturaciones (capa 2) que verifique si no se ha usado la factura por el estudiante, papá, tutor o empresa. |
| 3 | ¿Factura ya fue utilizada? Sí, FIN DEL PROCEDIMIENTO No, continúa paso No. |
| 4 | Recibe notificación del área responsable de las facturaciones (capa 2) de la anulación de la factura. |
| 5 | Libera el pago y realiza el ajuste correspondiente (anulación o reversa). |
Regla de negocio
En caso que existan pagos identificados, pueden darse las siguientes situaciones:
● Cuando no se conoce de quién es el pago (estudiante), ni cuál es el concepto que paga, pero si se sabe el campus/plantel al cual pertenece el pago, la fecha y el monto pagado.
● Cuando no se conoce de quién es el pago (estudiante), ni cuál es el concepto que paga, ni el campus/plantel al cual pertenece el pago, y solo se conoce la fecha y el monto pagado.
En estos casos no se puede aplicar el pago al estado de cuenta de un estudiante en específico, por ende, se registra en una “bolsa genérica” ligada al ID de un usuario genérico o si se conoce el campus/plantel, se liga al ID del usuario de Autoservicio Genérico de cada campus/plantel.
| 6 | Ingresa al sistema académico y selecciona el módulo Cobro – Opciones – Cobro a Personas y registra la anulación del abono. |
| 7 | Ingresa al sistema académico y selecciona el módulo Recibos de caja – Opciones – Lote – Detalle de la transacción, y registra la anulación del pago. |
Advertencia
Si el pago ya ha sido migrado contablemente deberá revertirse para realizar una reclasificación, volver a enviar para que se ajuste en GP el tipo de resumen al cuál debe aplicarse, la dimensión analítica que le corresponde (Nivel-Sesión-Departamento), respetando la fecha de aplicación y la cuenta de ingreso que fue afectada en el primer envío.
| 8 | Ya realizado el ajuste re-factura. |
| 9 | Informa a la instancia correspondiente que ha realizado el ajuste en el sistema académico. |
Regla de negocio
Las anulaciones de transacciones por errores, deberán ser ejecutadas solamente por la Coordinación Administrativa o la instancia de la capa 2 autorizada para tal efecto.
Resumen
- Recibir las solicitudes de reversa o anulación de pagos aplicados.
- En caso que el pago se encuentre facturado, solicitar al área correspondiente que verifique si no se ha usado la factura por el estudiante, papá, tutor o empresa.
- Si la factura no ha sido utilizada, recibir notificación del área correspondiente de la anulación de la factura.
- Liberar el pago y realizar el ajuste correspondiente.
- Registrar la anulación del abono en el sistema académico.
- Registrar la anulación del pago en el sistema académico.
- Ya realizado el ajuste re-facturar.
- Informar a la instancia correspondiente que ha realizado el ajuste en el sistema académico.