Código: PRO-MAA-14
Objetivo
Realizar las gestiones financieras correspondientes en cada periodo académico.
Alcance
Incluye las actividades correspondientes a revisión de cargos y abonos, autorización de trámites financieros, gestión de saldos e ingresos, configuración y ejecución de estimación global, aplicación de recargos y facturas electrónicas, así como la autorización de las promociones, becas y descuentos a ofrecer y aplicar en cada periodo académico.
Responsabilidades
Dirección Administrativa:
- Tramitar y autorizar las gestiones financieras correspondientes.
- Supervisar la aplicación de recargos.
- Generar y actualizar los reglamentos de pagos.
- Determinar las promociones, becas y descuentos aplicables a cada periodo académico.
- Autorizar incremento de cuotas.
Dirección TIC:
- Validar y agregar la información de ingresos a las plantillas correspondientes.
- Configurar las reglas de estimación, asignación de plazos y programación de pagos.
- Ejecutar la estimación global correspondiente al nuevo periodo.
- Realizar el traspaso de becas de un periodo a otro.
- Generar facturas electrónicas.
Reportes
- Estado de cuenta por alumno.
- Referencias de pago por alumno.
- Cartera vencida.
- Ingreso diario.
- Ingresos con desglose de cargo.
- Tablas cargo y abono.
- Programación de pagos.
- Log valida/Log procesa.
Procesos asociados
- Elaboración y actualización de catálogos del sistema académico.
- Preparación de nuevo periodo académico.
- Generación de facturas electrónicas.
- Anulación y reversas de pagos.
- Gestión financiera (capa 3).
- Registro de falta financiera.
- Gestión de baja de estudiantes por otros motivos.
Paso a paso
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No. |
¿Quién? |
¿Cómo? |
| 1 | Dirección Administrativa | Descarga las tablas de cargo/abono desde Reporting Services para ser consultadas y revisadas. |
Regla de negocio
Los conceptos de cobro deben actualizarse en cada período según el presupuesto por período académico.
| 2 | Genera y actualiza los reglamentos de pagos correspondientes a cada periodo académico. |
| 3 | Solicita aplicación de ajustes en el catálogo de cargos y abonos al equipo de Dirección TIC Nacer. |
Regla de negocio
La solicitud de ajustes se debe realizar como mínimo mes y medio antes de que inicie el próximo periodo.
Advertencia
Estos ajustes pueden ser: integrar nuevos conceptos, ajustar montos (por incremento de las cuotas) o eliminar conceptos que ya no son aplicables.
| 4 | Autoriza abonos de becas, descuentos, condonaciones y reembolsos. |
Regla de negocio
Los estudiantes que tienen becas determinadas por criterios académicos deberán ser evaluados periódicamente para confirmar su rendimiento.
| 5 | De ser necesario, gestiona saldos iniciales e históricos. |
| 6 | Supervisa la aplicación de recargos a través del reporte Cartera vencida o la opción Cobro a persona del Módulo de Cobro del sistema académico. |
| 7 | Dirección TIC (de cada institución) | Configura las reglas de estimación en el módulo de Cobro. Asigna cuota de inscripción/reinscripción. |
Regla de negocio
En la configuración de las reglas de estimación deberá ajustarse lo que debe pagar cada estudiante de acuerdo a su campus/plantel (sesión), plan académico, modalidad, turno, grado de avance y tipo de plan (Liquidación o Reforma Curricular). Los montos se ajustarán para cada período según corresponda.
Regla de negocio
Al menos un mes antes del primer día de clases, las reglas de estimación deberán estar configuradas y validadas. De la misma manera, las convocatorias de becas y la programación de pagos.
| 8 | Registra la programación de fechas de pago en el módulo Cobro – Herramientas – Configurar Cobro. |
| 9 | Realiza la asignación de plazos en el Módulo de Cobro – Proceso de cobro – Asignación Global de Plazos. |
Advertencia
El registro de estas fechas se puede realizar incluso antes de tener las reglas de estimación.
| 10 | Genera las estimaciones correspondientes al nuevo periodo académico. |
Advertencia
La estimación global debe realizarse una sola vez cada periodo académico; de lo contrario, se corre el riesgo de duplicar conceptos y montos a pagar por los estudiantes.
Regla de negocio
La instancia ejecutora de la estimación global podrá variar en cada institución. Dichas instancias podrán solicitar el apoyo de la Dirección TIC Nacer.
| 11 | Realiza el traspaso de becas de un periodo a otro. |
| 12 | Revisa, coteja e integra en una plantilla preestablecida por Dirección TIC Nacer, la información de ingresos de campus/plantel enviada por las Coordinaciones Administrativas/Cajeros y la recibida por los bancos para alimentar los pagos a cargar en el sistema académico. |
| 13 | Genera facturas electrónicas. |
Resumen
- Descargar las tablas de cargo/abono para revisión.
- Generar y actualizar los reglamentos de pagos.
- Solicitar ajustes en el catálogo de cargos y abonos.
- Autorizar trámites financieros.
- Gestionar saldos iniciales e históricos.
- Supervisar la aplicación de recargos.
- Configurar las reglas de estimación.
- Registrar la programación de fechas de pago.
- Realiza la asignación de plazos.
- Generar las estimaciones correspondientes al nuevo periodo académico.
- Realizar el traspaso de becas de un periodo a otro.
- Validar e integrar la información de ingresos.
- Generar facturas electrónicas.